Blog

8 πρότυπες απαντήσεις για τα πιο «δύσκολα» email

30 Ιανουαρίου 2019
29451 Προβολές
8 λεπτά να διαβαστεί
protypes-apantiseis-gia-ta-pio-dyskola-email

Photo source: www.bigstockphoto.com

Μπορεί να έχεις βιώσει κι εσύ μια παρόμοια κατάσταση: καθισμένος πάνω από το πληκτρολόγιο, κοιτάζοντας την οθόνη του υπολογιστή και αναλογιζόμενος με ποιον τρόπο πρέπει να ξεκινήσεις το email

Πηγή: : www.careerfaqs.com.au

Ξεκινάς να πληκτρολογείς αλλά ξαφνικά, κάτι δε σου αρέσει και αυτόματα διαγράφεις όλο το κείμενο, με σκοπό να το ξαναγράψεις από την αρχή… πόσες φορές άραγε σου έχει συμβεί;

Το συγκεκριμένο κείμενο καταλήγει στο φάκελο με τα προσχέδια e-mail (γνωστός και ως φάκελος «Draft»), μέχρι τη στιγμή που θα χρειαστεί να πατήσεις το κουμπί της αποστολής, ακόμα κι αν το email που έχεις γράψει δεν έχει το αποτέλεσμα που θα επιθυμούσες.

Αρχικά είναι καιρός να σταματήσεις να κοιτάζεις το κουμπί της αποστολής, λες και θα πατήσεις το κουμπί ενός πυρηνικού όπλου… Τα πράγματα είναι πιο απλά απ’ όσο πιστεύεις και είμαστε εδώ για να σε βοηθήσουμε!

Δε χρειάζεται να αγχώνεσαι πια…  Έχουμε ετοιμάσει για σένα μια σειρά από σωστά διατυπωμένα, συνοπτικά γραμμένα και εντελώς διπλωματικά πρότυπα e-mail, τα οποία θα σε βγάλουν από τη δύσκολη θέση της σύνταξης ενός επαγγελματικού email και θα σε βοηθήσουν να χειριστείς αυτές τις «άβολες» καταστάσεις με περισσότερη σιγουριά!

Εδώ θα βρεις λοιπόν 8 πρότυπες απαντήσεις για την αποστολή επαγγελματικών e-mail – από ένα φιλικό (αλλά όχι πιεστικό) email στο οποίο ενδιαφέρεσαι να ενημερωθείς για το πόρισμα μιας θέσης εργασίας, μέχρι ένα email στο οποίο ζητάς μία συστατική επιστολή από έναν παλαιότερο εργοδότη σου. Φυσικά μπορείς να οικειοποιηθείς  και να προσαρμόσεις τις απαντήσεις, όπως εσύ κρίνεις κατάλληλα. Άλλωστε το σημαντικότερο είναι κάθε e-mail να αντικατοπτρίζει τον εαυτό σου και να μην αποτελεί «πανάκεια»!

Εύρεση εργασίας

1. Θέλεις να στείλεις ένα ευχαριστήριο email στο συνεντευκτή (recruiter) σου μετά το πέρας της συνέντευξης, χωρίς όμως να φανεί υπερβολικό;

Οι περισσότεροι υποψήφιοι εστιάζουν κυρίως στους τρόπους οι οποίοι θα τους οδηγήσουν στην πρόσκληση για μια συνέντευξη. Ωστόσο, είναι εξίσου σημαντικό να δείξεις ότι συνεχίζεις να ενδιαφέρεσαι έντονα για τη συγκεκριμένη θέση και μετά τη συνέντευξη. Μπορείς να συντάξεις ένα σύντομο ευχαριστήριο email και να το αποστείλεις στο συνεντευκτή σου (recruiter). Με τον τρόπο αυτό, έχεις την ευκαιρία να επιβεβαιώσεις τον ενθουσιασμό σου για τη συγκεκριμένη θέση και μετά τη συνέντευξη, καθώς και να επαναλάβεις τους λόγους για τους οποίους πιστεύεις ότι ταιριάζεις σε αυτή.


Θέμα email

Σας ευχαριστώ, [όνομα ατόμου που πήρε τη συνέντευξη] – Συνέντευξη για θέση «[τίτλος θέσης]»

Κείμενο email

Αξιότιμε/η Κ./Κα. […………],

Σε συνέχεια της συνάντησής μας [π.χ. στα γραφεία της εταιρίας σας την 05/01/2019], θα ήθελα να σας ευχαριστήσω για το χρόνο που διαθέσατε καθώς και για την ευκαιρία που μου δώσατε να γνωρίσω περισσότερες πληροφορίες  σχετικά με την εταιρεία σας.

Ήταν σημαντικό για εμένα να ενημερωθώ για τα project,  τα οποία αναλαμβάνει η ομάδα σας . Η περιγραφή της θέσης και των καθηκόντων επιβεβαίωσαν και δυνάμωσαν το ενδιαφέρον μου για τη συγκεκριμένη θέση, και θα ήθελα να σας αναφέρω ότι θα ήταν χαρά μου να συνεισφέρω κι εγώ δυναμικά στην πραγματοποίηση παρόμοιων project.

Βρίσκομαι στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία χρειαστείτε.

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας]


2. Θέλεις να κάνεις follow-up στην αίτηση εργασίας που έχεις υποβάλλει, χωρίς να φανείς πιεστικός/η;

Έχει περάσει ήδη κάποιο χρονικό διάστημα από την συνέντευξη που είχες περάσει και θα ήθελες να πληροφορηθείς  για την πορεία της διαδικασίας. Σίγουρα όμως δε θέλεις να μετατραπείς σε έναν πιεστικό ή ενοχλητικό υποψήφιο. Tα follow up email είναι συνήθως από τα πιο δύσκολα και χρειάζονται σωστό χειρισμό, ωστόσο, αποτελούν έναν εύκολο και αποτελεσματικό τρόπο για να αποδείξεις ότι σε ενδιαφέρει πολύ η συγκεκριμένη θέση.

Έτσι, εάν έχουν περάσει κάποιες ημέρες από την καθορισμένη προθεσμία και δεν έχεις ενημερωθεί ακόμα για νεότερα, μπορείς να στείλεις ένα σύντομο και ευγενικό follow-up email.


Θέμα email

Follow-up για [τίτλος θέσης]

Κείμενο email

Αξιότιμε/η Κ/Κα. […….],

Σε συνέχεια της συνάντησής μας [π.χ. στα γραφεία της εταιρίας σας την 05/01/2019] και καθώς δεν είχα κάποια ενημέρωση αποστέλλω το παρόν μήνυμα καθώς θα ήθελα να σας ρωτήσω εάν υπάρχει κάποια εξέλιξη σχετικά με την πλήρωση της θέσης [ανέφερε τον τίτλο της θέσης π.χ. του Διαιτολόγου-Διατροφολόγου], καθώς όπως μου είχατε αναφέρει,  υπήρχε σχετική προθεσμία μέχρι [ανέφερε ημερομηνία π.χ. το τέλος της προηγούμενης εβδομάδας].

Είμαι πολύ ενθουσιασμένος/η για την ευκαιρία που μου δώσατε να [γράψε κάτι προσωπικό π.χ. γνωρίσω περισσότερες πληροφορίες για τη συγκεκριμένη θέση] και έτσι πήρα το θάρρος να επικοινωνήσω και πάλι μαζί σας.

Βρίσκομαι στη διάθεσή σας και αναμένω νεότερά σας.

Ευχαριστώ εκ των προτέρων.

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας]


3. Θέλεις να απορρίψεις μια προσφορά εργασίας που έχεις ήδη αποδεχτεί;

Αναμφίβολα αυτό είναι από τα πιο δύσκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρειαστεί να αποστείλεις στη ζωή σου. Δεν είναι εύκολο να απορρίψεις μια θέση εργασίας… πόσο μάλλον εάν την έχεις ήδη αποδεχτεί!

Ωστόσο, μπορεί και να συμβεί. Ίσως κάτι να έχει αλλάξει ή ακόμα να αποφάσισες να εργαστείς σε μια διαφορετική εταιρία. Και είναι η απόφασή σου. Σίγουρα όμως, είναι σημαντικό εφόσον σιγουρευτείς ότι αυτή η θέση δεν είναι η εργασία των ονείρων σου, να στείλεις το συντομότερο δυνατό το αντίστοιχο e-mail, ώστε να μην καθυστερήσεις περισσότερο την διαδικασία επιλογής υποψηφίου-αντικαταστάτη.


Θέμα email

Απόρριψη θέσης [ανέφερε το όνομα της θέσης]

Κείμενο email

Αξιότιμε/η Κ./Κα [……..],

Αρχικά, θα ήθελα να σας ευχαριστήσω για την προσφορά εργασίας για τη θέση του [π.χ. Διαιτολόγου-Διατροφολόγου] στην εταιρία σας. Είμαι ευγνώμων που με επιλέξατε ανάμεσα σε Χ υποψηφίους για αυτή την αξιόλογη θέση. Δυστυχώς όμως, θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι δεν είμαι πλέον σε θέση να δεχτώ την πρότασή σας.

Ήταν μια δύσκολη απόφαση για εμένα και έπειτα από αρκετή σκέψη αποφάσισα να δεχτώ κάποια άλλη θέση εργασίας, καθώς λόγω αλλαγής προτεραιοτήτων, πιστεύω ότι ο ρόλος αυτός με φέρνει ένα βήμα πιο κοντά στην πορεία της καριέρας που θα ήθελα να ακολουθήσω.

Λυπάμαι πολύ για την ταλαιπωρία που μπορεί να προκαλέσει αυτή η απόφαση. Πιστεύω ότι η θέση και η εταιρία έχουν πολλά να προσφέρουν σε έναν υποψήφιο και ελπίζω να βρείτε τον/την κατάλληλο/η υποψήφιο/α.

Ειλικρινά εκτιμώ το χρόνο και την προσοχή που μου δώσατε και ελπίζω η ομάδα σας να έχει το καλύτερο δυνατό για το μέλλον.

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας]


Στην εργασία / στο γραφείο

4. Θέλεις να ενημερώσεις τον εργοδότη σου για μια σύγκρουση στο εργασιακό περιβάλλον;

Οι συγκρούσεις στον χώρο εργασίας ποτέ δε χρήζουν εύκολης διαχείρισης. Μερικές φορές μάλιστα, η κατάσταση καταλήγει σε σημείο που να μη μπορεί να επιλυθεί, ακόμα κι αν εσύ έχεις δώσει τον καλύτερό σου εαυτό για να το αντιμετωπίσεις μόνος/η σου. Εάν η κατάσταση έχει φτάσει σε σημείο που δεν έχεις άλλη επιλογή, παρά να ενημερώσεις τον εργοδότη σου, είναι σημαντικό να γνωρίζεις τον τρόπο να το κάνεις σωστά.

Αυτή η συζήτηση είναι καλό να συμβεί πρόσωπο με πρόσωπο. Ωστόσο, είναι καλύτερα να αποστείλεις στον εργοδότη σου ένα σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να «προετοιμάσεις το έδαφος» καθώς και να ορίσεις την ημέρα και το χρόνο συζήτησης. Χρησιμοποίησε αυτό το πρότυπο e-mail για να δώσεις στον εργοδότη σου μια διπλωματική και επαγγελματική στάση για την προβληματική κατάσταση.


Θέμα email

Διαθεσιμότητα για συζήτηση την επόμενη εβδομάδα

Κείμενο email

Αγαπητέ/ή Κ./Κα [………….],

Ελπίζω να σας βρίσκω καλά.

Γνωρίζοντας ότι το πρόγραμμά σας ίσως είναι φορτωμένο, στέλνω αυτό το μήνυμα με σκοπό να σας ρωτήσω εάν υπάρχει διαθέσιμος χρόνος για συζήτηση κάποια στιγμή την επόμενη εβδομάδα.

Έχουν προκύψει κάποια ζητήματα στην ομάδα/στο τμήμα μου και παρά τις προσπάθειές μου να τα επιλύσω, η κατάσταση έφτασε σε τέτοιο σημείο που έκρινα ότι η καθοδήγησή σας είναι απαραίτητη. Όπως μπορείτε να καταλάβετε, αυτού του είδους τα θέματα είναι προτιμότερο να τα συζητήσουμε αυτοπροσώπως.

Παρακαλώ όπως με ενημερώστε για τη διαθεσιμότητά σας (ημέρα & ώρα).

Ευχαριστώ πολύ και βρίσκομαι στη διάθεσή σας.

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας]


5. Θέλετε να ζητήσετε κάποιες ημέρες άδειας (όμως δε θέλετε να μπείτε σε λεπτομέρειες)

Θέλεις να ζητήσεις κάποιες ημέρες άδειας από το διευθυντή σου.. χωρίς να χρειαστεί να μπεις σε λεπτομέρειες. Εάν είχες μια καλή σχέση με το διευθυντή σου, μάλλον δε θα έμπαινες στη διαδικασία της αποστολής e-mail και η συζήτηση θα γινόταν αυτοπροσώπως. Όμως, ακόμα κι αν δε θέλεις να έχεις μια τέτοια προσωπική συνομιλία, μπορείς να αποστείλεις ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το πρότυπο που θα βρεις παρακάτω:


Θέμα email

Αίτημα κανονικής αδείας

Κείμενο email

Αγαπητέ/ή Κ./Κα […………..],

Θα ήθελα να υποβάλλω αίτηση για ΧΧ ημέρες κανονικής αδείας μεταξύ [εισάγετε περίοδο]. Δυστυχώς, [περιέλαβε σύντομη περίληψη π.χ. υπήρξε ένα έκτακτο γεγονός στην οικογένεια /μια ασθένεια κτλ ].

Όπως μπορείτε να εκτιμήσετε, αυτή είναι μια δύσκολη περίοδος για εμένα και πρέπει να αφιερώσω χρόνο για να [π.χ. στηρίξω την οικογένειά μου].

Αντιλαμβάνομαι ότι είναι μια εξαιρετικά πολυάσχολη περίοδος για το γραφείο με [εισάγεται το project], επομένως αναμένω πρώτα να εγκριθεί η άδειά μου και έπειτα να ενημερώσω [π.χ. τον συνάδελφό σας που συνεργάζεστε στενότερα] για τα επείγοντα θέματα, έτσι ώστε να διασφαλίσω ότι τα πράγματα θα κυλήσουν ομαλά κατά την απουσία μου.

Θα είμαι επίσης διαθέσιμος μέσω τηλεφώνου ανά πάσα ώρα, ώστε να βοηθήσω τους συναδέλφους μου με όποιον τρόπο μπορώ.

Η υποστήριξή σας σε αυτή την δύσκολη για εμένα περίοδο εκτιμάται ιδιαίτερα.

Με εκτίμηση,

[το όνομά σου]


6. Πώς να απαντήσεις σε ένα μπερδεμένο email (όταν δεν έχεις ιδέα τι θέλει να πει ο αποστολέας);

Το μήνυμα που έχει στείλει ο αποστολέας δεν έχει κανένα απολύτως νόημα και εσύ (μαζί με την υπόλοιπη ομάδα) αναρωτιέσαι ποιος ήταν ο λόγος αποστολής του e-mail και τι ακριβώς θέλει να εκφράσει  ο αποστολέας.

Τι μπορείς να γράψεις; Χρησιμοποίησε αυτό το πρότυπο e-mail για να αναζητήσεις διπλωματικά διευκρινίσεις , σε περίπτωση που λάβεις ένα τέτοιου είδους μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.


Κείμενο email

Αγαπητέ/η [όνομα αποστολέα],

Ευχαριστώ πολύ για το μήνυμά σου. Θα ήθελα να σου ζητήσω εάν μπορείς να μου δώσεις κάποιες περαιτέρω πληροφορίες ή/και διευκρινίσεις σχετικά με το συγκεκριμένο θέμα, έτσι ώστε να μπορέσω να δώσω άμεση απάντηση στο αίτημά σου.

Έχω παραθέσει τα σχόλιά μου παρακάτω με έντονη γραφή, καθώς και μια λίστα με συγκεκριμένες ερωτήσεις.

Θα σου ήμουν υπόχρεος/η εάν μπορούσες να με κατευθύνεις σχετικά με το χρονικό περιθώριο που είναι διαθέσιμο για τη συγκεκριμένη ενέργεια, έτσι ώστε να προγραμματίσω καλύτερα τα καθήκοντά μου βάσει προτεραιοτήτων.

Ευχαριστώ εκ των προτέρων,

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας].


Εξέλιξη της σταδιοδρομίας

7. Θέλεις να ζητήσεις από κάποιον να γίνει ο μέντοράς σου;

Για να φτάσει ένας νέος σε επαγγελματική επιτυχία, είναι πολύ σημαντικό να βρει έναν μέντορα,  ο οποίος θα του μεταφέρει τις εμπειρίες του και θα τον καθοδηγεί αναλόγως με χρήσιμες συμβουλές. Το να ζητήσεις από κάποιον να γίνει ο μέντοράς σου είναι μια αρκετά σοβαρή σκέψη. Ωστόσο, αυτό δε σημαίνει ότι θα πρέπει να το αποφύγεις!

Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι λίγο αμήχανη, αλλά δίνει τον απαραίτητο χρόνο στον μελλοντικό σου μέντορα να σκεφτεί την πρόταση και δεν τον πιέζει να απαντήσει αμέσως - λαμβάνοντας έτσι μια βιαστική απόφαση.


Κείμενο email

Αγαπητέ/η  Κ./Κα. [………],

Όπως ήδη γνωρίζετε, βρίσκομαι σε μια περίοδο της ζωής μου, κατά την οποία σκέφτομαι να κάνω το επόμενο επαγγελματικό μου βήμα, θέλοντας να  [ανέφερε κάτι προσωπικό π.χ. να ειδικευτώ στο Χ, να προχωρήσω τις δεξιότητές μου στο επόμενο επίπεδο].

Παρακολουθώντας την αξιόλογη επαγγελματική σας πορεία και εκτιμώντας τη στάση του χαρακτήρα σας μέχρι τώρα, θα ήταν τιμή μου και μεγάλη μου χαρά να [π.χ. με καθοδηγούσατε κατάλληλα/βρισκόμασταν και να συζητήσουμε σχετικά με το Χ θέμα]. Σέβομαι βαθιά [π.χ. τις γνώσεις σας για το Υ/τρόπο διαχείρισης] και θα ήθελα πολύ να [π.χ. σας βοηθήσω με το Χ project / να συναντιόμαστε 1 φορά την εβδομάδα κατά τη διάρκεια του project κτλ.].

Επίσης, θα ήθελα να γνωρίζετε ότι λαμβάνω υπόψη το φορτωμένο  πρόγραμμά σας θα αυτήν την περίοδο, ωστόσο αντιμετωπίζω την πρόταση αυτή με πλήρη σοβαρότητα και επαγγελματισμό και είμαι διαθέσιμος/η να προσαρμοστώ στο δικό σας πρόγραμμα με στόχο να βελτιώσω τις ικανότητές μου και να συμβάλλω όπως μπορώ στο έργο σας.

Βρίσκομαι στη διάθεσή σας και αναμένω νεότερά σας.

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας]


8. Θέλεις να ζητήσεις μια συστατική επιστολή;

Και έρχεται εκείνη η ώρα που χρειάζεται να υποβάλλεις κάποια συστατική επιστολή μαζί με το βιογραφικό σου σημείωμα. Το να ζητήσεις μια συστατική επιστολή δε πρέπει να είναι μια αμήχανη κατάσταση, στην οποία αισθάνεσαι ότι «ικετεύεις» κάποιον.

Ήρθε η ώρα να το αντιμετωπίσεις! Εάν ψάχνεις για μια καινούργια εργασία, υπάρχουν καλύτερα πράγματα να ανησυχείς. Εδώ θα βρεις τον εύκολο τρόπο για να ζητήσεις μια συστατική επιστολή.


Θέμα email

Συστατική επιστολή - [το όνομά σας]

Κείμενο email

Αξιότιμε/η Κ./Κα. [……],

Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά.

Την περίοδο αυτή βρίσκομαι στη διαδικασία υποβολής αιτήσεων για μια νέα εργασία / για να συνεχίσω τις σπουδές μου στο πανεπιστήμιο κτλ. Δεδομένου ότι ήσασταν ο προϊστάμενος/διευθυντής μου για Χ χρόνια, αναρωτιόμουν εάν μπορείτε ή είστε πρόθυμος να μου συντάξετε μια συστατική επιστολή.

Δεν υπάρχει περιορισμός στη μορφή της, ούτε μου έχουν κοινοποιήσει κάποιο προσχέδιο οπότε είναι στη δική σας ευχέρεια η σύνταξή της.

Θα πρέπει να υποβάλλω την αίτησή μου μέχρι την  [ημερομηνία] οπότε θα με διευκόλυνε να γνωρίζω την απόφασή σας το συντομότερο δυνατόν για να κινηθώ ανάλογα.

Βρίσκομαι στη διάθεσή σας και αναμένω νεότερά σας.

Ευχαριστώ εκ των προτέρων.

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας]


  • Νικολέτα Τζημαγιώργη
    Νικολέτα Τζημαγιώργη Διαιτολόγος - Διατροφολόγος, M.Sc.

    Η Τζημαγιώργη Νικολέτα είναι Διαιτολόγος-Διατροφολόγος με επιπλέον μεταπτυχιακή εξειδίκευση (M.Sc.) στην «Διατροφή στην Υγεία και στη Νόσο». Από τον Οκτώβριο του 2018 αποτελεί βασικό μέλος της επιστημονικής ομάδας medNutrition.